Outlook

Ein Themenüberblick

Arbeitsorganisation mit Outlook

Allgemein
Anpassen der Outlook Oberfläche
• Ordnerbereich anpassen / Navigation
• Ansichten, Anordnung, Layout, Personenbereich
• Neue Ansichten erstellen und verwalten
• Mit Filter und Ansichten Überblick verschaffen

Organisation
• Die Erinnerungsfunktion nutzen
• Dokumente verfügbar machen: Dokumente in Aufgaben oder Termine einbinden / verknüpfen
• Hyperlinks nutzen
• Hyperlinks auf Dateien und Ordner statt Anhänge
• Gruppierungen / Gruppieren in Kategorien

Arbeitsabläufe vereinfachen
• Umfragen und Schnellbausteine erstellen,
• Arbeitsschritte als QuickSteps festlegen
• Regeln für die E-Mail-Bearbeitung erstellen
• Verknüpfungen – Organisation von Projekten
• OneNote aus Outlook nutzen

Email
• Mit Regeln Vorgänge automatisieren; Emails vorsortieren
• Textbausteine/Schnellbausteine und Email Vorlagen nutzen
• Emails einfärben nach Absender oder anderen Kriterien (Bedingte Formatierung)
• Ansicht: Unterhaltung

Suchen und schnell Informationen finden: Suchen / Email filtern
• Emails im Griff – Ein Ablage und Ordnungssystem aufbauen
• Favoriten – Suchordner für unterschiedliche Zwecke
• Ein Archivsystem nutzen

Emails organisieren
• Emails im Explorer speichern
• Emails in Aufgaben / Termin wandeln
• Emails und damit verbundene Aufgabe delegieren
• Nachverfolgungskennzeichen / Kennzeichnen als Aufgaben Element
• Emails gruppieren und Rasterlinie
• Löschen / Ignorieren / Aufräumen / endgültiges Löschen
• Emails als Entwurf speichern, Emails zurückrufen, Verzögerte Übermittlung
• Emails verändern / nachträglich verändern

Exkurs: Effizient mit Emails umgehen
• Auf jede Mail sofort antworten?
• Schlampig verfasste Emails
• Zugemüllter Posteingang
• Antwort und cc: Lawine
Serien Email

Kalender / Teamarbeit
Termine / Serientermine / Gruppentermine
• Termine vs. Aufgaben
• Besprechungsplanung
• Ressourcen (Räume, Beamer) reservieren

Ordner freigeben / Rechte
• Freigegebenes Postfach einbinden - Arbeiten im Team
• Weiteres Postfach einbinden - mehrere Postfächer nutzen - Exchange
• Rechtvergabe, Stellvertreter Regeln
• Postfach für gemeinsame Nutzung freigeben - Arbeiten im Team
• Dauerhafter Postfachzugriff
• Kalenderfreigaben
• Auf freigegebene Ordner zu greifen

Aufgaben
• Zeitprotokoll als Grundlage für eine effektive Zeitplanung
• Prioritäten setzen (Pareto Prinzip, ABC Analyse)
• Planung – Tages, / Wochen, / Monatsplanung
• Tagesplanung (ALPEN Prinzip, Eisenhower Prinzip) / Pufferzeiten planen
• Aufgaben delegieren und Erledigungsstatus einsehen
• Eine To Do Liste führen
• Aufgaben in Termine umwandeln
• Notizen versus Aufgaben
• Aufgaben Ansichten

Weiteres
Favoriten Ordner mit wichtigen Internet Seiten in Outlook darstellen

Outlook Grundlagen

  • Outlook kennenlernen
  • Wo hilft Outlook überall?
  • Outlook starten und beenden
  • Das Outlook-Anwendungsfenster
  • Befehle aufrufen
  • Das Anwendungsfenster anpassen
  • Die Outlook-Hilfe nutzen

Mit Emails effizient arbeiten

  • E-Mails erstellen und senden
  • Mit dem E-Mail-Modul arbeiten
  • E-Mails verfassen und senden
  • E-Mails als Entwürfe aufheben
  • E-Mails erneut senden oder zurückrufen
  • Emails auf Termin legen
  • Emails nachträglich bearbeiten

Emails gestalten

  • E-Mails mit Anlagen versehen
  • Andere Elemente einfügen (Bilder, Hyperlinks, Tabellen, Formen, Outlook Elemente, etc.)
  • Kennzeichnen: Nachverfolgung, Wichtigkeit
  • Vertrauliche Emails versenden
  • Optionen: Sendezeitpunkt, Berechtigungen festlegen, Direkt antworten…
  • Optionen: Farben, Designs, BCC/VON anzeigen, Übermittlungs- / Lesebestätigung = Zustelloptionen,
  • Text in E-Mails korrigieren; Nachschlagehilfen für Texte verwenden: Synonyme; Übersetzungen
  • Emails/Text formatieren

Umgang mit empfangenen Emails

  • E-Mails empfangen - E-Mails öffnen und bearbeiten
  • Empfangene E-Mails bearbeiten und sinnvoll speichern (Ablagestruktur)
  • E-Mails beantworten und weiterleiten
  • E-Mails drucken (Eine oder mehrere Mails drucken; Vorschau, mit Anlagen drucken)
  • Emails löschen, endgültig löschen, permanent löschen
  • Gelöschte Emails wiederherstellen
  • Den Überblick über Ihre E-Mails behalten
  • Die Anzeige der E-Mails optimieren
  • E-Mails kennzeichnen nach Kategorien
  • Die Anzeige der Nachrichtenliste ändern
  • E-Mails nach Unterhaltung gruppieren
  • E-Mail-Sicherheitsrisiken kennen
  • Ignorieren einer Unterhaltung
  • Aufräumen einer Unterhaltung
  • Junk Email nutzen
  • Unerwünschte E-Mails blockieren
  • E-Mails mithilfe von Suchordnern filtern
  • E-Mails mit Regeln verwalten

Kontaktverwaltung und Adressbücher

  • Kontakte verwalten
  • Kontaktdaten erstellen und bearbeiten
  • Mit dem Kontaktmodul arbeiten (Kommunizieren: Email, Besprechung, Weitere)
  • Ansicht verändern
  • Freigeben/Privat kennzeichnen, Kategorien,
  • Kontakte suchen
  • Neue Gruppe erstellen
  • Seriendruck / Serienmail mit Kontakten
  • Visitenkarten individuell gestalten
  • Kontaktdaten senden (weiterleiten) und empfangen
  • Kontakte drucken
  • Kontakte modulübergreifend verwenden
  • Kontakte synchronisieren: Windows Live; iPhone/iPad, Google Mail, etc.
  • Twitter, Facebook, Xing, etc. Connectoren
  • Das Adressbuch nutzen; Kontakteinträge über das Adressbuch verwalten
  • Kontaktgruppen erstellen und verwenden; Kontaktgruppen bearbeiten
  • Das Adressbuch anpassen

Terminplanung

  • Mit dem Kalendermodul arbeiten
  • Termine im Anzeigebereich erstellen und bearbeiten
  • Details zu Terminen eintragen
  • Die Erinnerungsfunktion nutzen
  • Terminserien eintragen
  • Ganztägige Termine und Ereignisserien eintragen
  • Die tägliche Aufgabenliste nutzen; sich selbst organisieren
  • Kalender drucken, anpassen und senden
  • Termine übersichtlich darstellen
  • Termine und Terminpläne drucken
  • Das Kalendermodul individuell anpassen
  • Termininformationen senden
  • Kalender speichern
  • Kalendergruppen erstellen

Aufgabenplanung / ToDo Listen

  • Aufgaben im Unterscheid zu Terminen
  • Mit dem Aufgabenmodul arbeiten
  • Aufgaben mit Details eintragen
  • Aufgaben anzeigen, anordnen und drucken
  • Aufgaben in Termine umwandeln und umgekehrt
  • Aufgaben delegieren
  • Notizen erstellen

Besprechungen organisieren

  • Besprechungen mit Outlook planen
  • Einladungen zu einer Besprechung senden
  • Auf Besprechungseinladungen antworten
  • Besprechungen koordinieren
  • Besprechungstermine für Gruppen planen
  • Weitere Funktionen für die Besprechungsplanung
  • Kalender freigeben
  • Andere Kalender öffnen

Organisation und Automatisierung

  • Ordner und Elemente verwalten
  • Ordner erstellen und bearbeiten
  • Elemente verwalten
  • Elemente archivieren und aufräumen
  • Farbkategorien verwenden
  • Nach Elementen suchen
  • E-Mail-Erstellung automatisieren
  • Briefpapier bzw. Designs verwenden
  • Signaturen verwenden
  • Abwesenheit eintragen
  • QuickSteps verwenden und erstellen
  • E-Mails als Umfragen gestalten

Teamarbeit

  • Zugriff und Individualisierung
  • Zugriff und Berechtigungen erteilen
  • Kalender freigeben
  • Stellvertreterrechte erteilen
  • Dauerhaften Postfachzugriff einrichten
  • Mit öffentlichen Ordnern arbeiten

Weiteres

Outlook individuell einrichten
- Benachrichtigungsfenster anpassen
- Die Ansicht OUTLOOK HEUTE nutzen
- Weitere Konten einrichten
- Sicherheitseinstellungen anpassen
- Outlook mit mehreren Benutzern verwenden

Exkurs: OneNote; Outlook Notizen und Windows Notizen
- Inhalte von Emails an OneNote übertragen
- Mit OneNote arbeiten und Daten i Outlook zurückschreiben
- OneNote Notizbücher freigeben
- Outlook interne Notizen
- Kurznotizen mit Windows 7

Exkurs: Das Journal in Outlook
- Jounaleinträge erstellen
- Journal effizient anlegen und nach Excel exportieren

Exkurs: Sicherheit in Outlook
- Virenschutz
- Automatische Windows-Updates
- Sicherheit – Webzertifikate auf Clients importieren
- Das Outlook-Sicherheitscenter
- Junk-E-Mail-Filter in Outlook – Schutz vor Phishing und Spam
- S/MIME und PGP – E-Mails digital signieren und verschlüsseln


Outlook-Datensicherung und Fehlerbehebung

- Grundlagen zur Outlook-Datensicherung
- Outlook-Datendateien sichern
- Profileinstellungen und E-Mail-Konten sichern
- Einstellungen des Menübands (Ribbon) sichern
- E-Mail-Signaturen sichern und wiederherstellen
- Zertifikate sichern und wiederherstellen
- RSS-Feeds, Makros, Briefpapier und Vorlagen sichern
- Outlook reparieren und Probleme lösen

Eigene Formulare erstellen
- Eigene Outlook Formulare erstellen
- Formulare nutzen und als Standard festlegen
- Formularbereiche verwenden
- Mit InfoPath Formulare entwerfen

Outlook mobil nutzen – Datensynchronisierung
- Office 365 / Exchange online
- Synchonisieren mit iPad, iPhone, iCloud